Synchroniser ses calendriers avec Airbnb, Booking.com et les autres plateformes

Si vous publiez le même logement saisonnier sur plusieurs plateformes (Airbnb, Booking.com, Vrbo…) et sur SmartLife Properties, une réservation faite à un endroit doit bloquer les mêmes dates partout, sinon vous risquez une double réservation.

La synchronisation repose sur le format standard iCal (fichier .ics), compris par toutes les plateformes. Elle fonctionne dans les deux sens :

• vers les plateformes : chaque logement a une adresse de calendrier à ajouter dans Airbnb, Booking.com… ;
• depuis les plateformes : vous enregistrez l'adresse de leur calendrier ; leurs dates occupées bloquent votre logement ici.

Option incluse à partir de la formule Démarrage (Démarrage, Standard et Premium). Avec la formule Gratuit, la section explique comment y accéder : voir Les formules. Elle ne concerne que les lots en location saisonnière.

Ouvrez la fiche d'un lot en location saisonnière et cliquez sur Plateformes et calendriers dans l'en-tête (ou sur Plateformes dans la barre de sections) : la section Plateformes : calendriers, identifiants, paiements et frais regroupe tout ce qui concerne les plateformes. Elle comporte : le choix des plateformes du lot, le calendrier de votre logement à leur donner, puis leurs factures.

1. Dans le bloc Calendrier de ce logement (sous le formulaire des plateformes), cliquez sur Copier pour copier l'adresse.
2. Dans la plateforme, cherchez la fonction d'import ou de synchronisation d'un calendrier (parfois nommée « Importer le calendrier », « Ajouter un calendrier externe » ou « Synchroniser avec un autre calendrier ») et collez l'adresse.
3. Répétez l'opération pour chaque plateforme où le logement est publié.

Ce que contient le calendrier : uniquement les dates de vos réservations, marquées « Réservé ». Aucun nom, e-mail ni téléphone de voyageur n'est transmis. Les réservations annulées en sont retirées, et les dates importées d'une autre plateforme n'y sont pas renvoyées (pour éviter qu'elles ne tournent en boucle entre plateformes).

Gardez cette adresse confidentielle : toute personne qui la connaît voit vos dates réservées. Générer une nouvelle adresse désactive l'ancienne ; il faut alors la remplacer dans chaque plateforme.

Dans le formulaire Plateformes où ce logement est publié :

1. cochez chaque plateforme concernée (Airbnb, Booking.com, Vrbo / Abritel, Google Agenda, autre) ;
2. pour chacune, indiquez l'identifiant du logement sur la plateforme (il rattache automatiquement les factures reçues) et l'adresse de son calendrier iCal :
   • Airbnb : Calendrier → Disponibilité → Synchroniser les calendriers → Exporter le calendrier ;
   • Booking.com : Tarifs et disponibilités → Synchroniser les calendriers → Exporter le calendrier ;
   • Vrbo / Abritel, Google Agenda et les autres : cherchez « exporter » ou « adresse iCal / .ics ».
3. cliquez sur Enregistrer les plateformes : une première synchronisation est lancée tout de suite, et l'état de chaque calendrier indique le nombre de périodes occupées importées ou la raison de l'échec.

Seules les adresses https:// sont acceptées. Décocher une plateforme retire son calendrier et libère les dates qu'il bloquait. L'identifiant du logement se saisit même sans l'option de synchronisation ; l'adresse du calendrier demande la formule Démarrage ou supérieure.

• Dans le calendrier du lot : les périodes occupées sur une autre plateforme s'affichent en gris rayé avec un cadenas et le nom de la plateforme (vues année, mois et semaine). Elles ne sont pas modifiables ici : elles se gèrent dans la plateforme. Elles comptent dans le taux d'occupation.
• À l'ajout ou à la modification d'un séjour : une réservation qui chevauche des dates occupées sur une plateforme est refusée.
• Sur la page publique du logement : le calendrier de disponibilités les affiche comme indisponibles, sans indiquer de quelle plateforme elles viennent.

Le jour de départ d'un séjour reste disponible pour une nouvelle arrivée, comme dans le reste du calendrier.

Pour voir toutes vos réservations saisonnières dans votre agenda personnel, ouvrez Mes locations et cliquez sur Calendrier des réservations sur la carte de la location. Un lien d'abonnement est affiché :

• Google Agenda : « Autres agendas » (+) → À partir de l'URL → collez le lien ;
• Apple Calendrier : cliquez sur « s'abonner directement » (lien webcal://) ou Fichier → Nouvel abonnement à un calendrier ;
• Outlook : Ajouter un calendrier → S'abonner à partir du web.

Chaque événement porte le nom du logement (« Studio mer — Réservé »), et les nuits occupées sur les plateformes y figurent aussi. Par défaut tous les logements saisonniers apparaissent, y compris les futurs ; décochez « Tous » pour choisir lesquels. Aucun nom de voyageur n'y figure. Générer un nouveau lien désactive l'ancien. Google met parfois plusieurs heures à actualiser un abonnement. Option des formules Démarrage et supérieures.

Les plateformes encaissent les réservations puis envoient chaque mois une facture : ventes de nuitées, commission et « frais de service de paiement », à déduire de leur versement. Enregistrez-les dans la même section Plateformes de la fiche du lot, sous les plateformes (ou laissez-les arriver automatiquement par e-mail).

1. Cliquez sur Ajouter une facture de plateforme.
2. Choisissez le PDF de la facture : pour Booking.com, l'identifiant de l'hébergement, le numéro de facture, la date, la période, les ventes, la commission, les frais et l'échéance sont lus automatiquement. Pour les autres plateformes, complétez les champs à la main.
3. Vérifiez les valeurs puis enregistrez : le PDF est conservé de façon privée et reste consultable depuis la liste.

Dans les statistiques : les ventes comptent comme encaissé et la commission avec les frais comme dépenses, au mois de la période facturée, dans le graphique de performance, le tableau de bord de la location et le rapport comptable. Une facture en devise étrangère est convertie dans la devise de la location.